2011-09-13

幾種可以大量/分批發 EMAIL 的軟體

最近遇到一個問題,在我一次發信給九百多個客戶後,MIS 部門通知因為我這個動作使得全公司被列為黑名單,所以很多人寄出去的信都遭到退件。

目前我工作上會使用到兩種不同的 EMAIL 帳號,一個是以 Open Webmail 所架設的,另一組則是 Google APP 的 Gmail。平時發信都是用 Outlook 以 Google APP 的 Gmail 來發信,因為 Gmail 的寄達率比較高,且老實說比公司的 MAIL SERVER 還穩定。不過如果以 Outlook 寄信, GMAIL 一次最多只接受 100 個 EMAIL 地址 (如果是直接使用 WEB 版的 GMAIL,一次最多可以是五百個 EMAIL 地址),所以當要大量發信時,就改以公司的帳號來寄。

這天我發出給六百多個客戶,但因為有不少人指定要同時送到他們公司及私人的 EMAIL,所以總共就有九百多個EMAIL地址。這封郵件寄出後,我就發現我收到大量信件 DELAY 的訊息,尤其以 YAHOO 信箱的居多。初步以為是公司的 MAIL SERVER 出了問題,也不以為意,沒想到 MIS 部門就通知說我們被列為垃圾郵件的黑名單,且兇手還就是我!

當時我就立即想了兩個解決方案,一是請 MIS 部門將 MAIL SERVER 設定定時定量的分批發送,不過 MIS 部門告知 MAIL SERVER 並沒有這個功能。由於我真的有這個需求,而我也不是亂發信件,所以我告知MIS部門如有費用可以由我方部門出資,不過 MIS 告知要加裝也需要經過尋找、測試等...總之很麻煩就是不願意做 (總之就是官僚拉),所以我只好另外再想辦法:
  • 自架可分流/分批寄信的郵件伺服器,例如雷電 MAILD。雖然這樣的MAIL SERVER的費用並不高 (3600元),不過要額外去維護一個 MAIL SERVER也是會滿麻煩的。
  • 委由專業發送廣告信的業者發信、或是專營發送電子報業者發送,例如 emailpass,費用是10000 封,價格NT$ 900 ,每增加 100 封收費NT$ 6。費用頻繁、長久下來也頗為可觀。尤其,這麼一來還有個資外流的疑慮。
  • 使用外加的軟體來達到郵件分流或分批寄送的效果。
以下為我們的需求 (其實很簡單難度也很高):
  • 為不影響同事改變作業習慣,在加上 OUTLOOK 中已存有大量資料,所以希望能同樣的可以以 OUTLOOK 發信。
  • 不另架/自架 MAIL SERVER。
  • 不委外或透過其他公司平台發信,以免個人資料外流。
由於我也不知道,哪些軟體是比較好的,所以我先問了平時配合的資訊設備廠商,不過答案讓我有點失望,因為他們想到的辦法就是要我自己架站、或是付費跟 GOOGLE 簽約說我們會大量發信、不然就是找外面的平台發信。原本認為和 GOOGLE 簽約是個可行的辦法,因為就算是用軟體也是一樣要付費的,只是事後查詢發現 GOOGLE 只可以付費增加容量,並無法開放大量發信。而委外發信怎麼想都覺得不安全、不妥當,所以也不考慮。

EMAIL 群組/批分發信軟體

上網搜尋發現市面上已有不少的群組發信軟體,很方便的是已有下載網站將這類軟體都收集好了,其中一個網站是軟體王 (網址)、另外還有 toget 下載 (網址),而為了顧及系統穩定和相容性,改以更新日期來排序,就從比較新的軟體開始找起 (toget 裡很多更新日期是2009年但實際上卻是十多年前的軟體了,是只能給 WIN98 使用的老古董了)。以下是這些軟體的大概情況:

1. Auto Mail Sender Birthday Edition
感覺這個軟體主要是拿來郵寄生日通知的,寫信的介面也不是 OUTLOOK,所以不考慮、也沒有下載試用過。

2. Nesox Email Marketer 郵件行銷大師
感覺功能似乎相當多,不過從它的 DEMO 影片可以得知,它一樣是要透過自己的郵件軟體來寫信發信的,所以不考慮、也沒有下載試用過。

3. Advanced Emailer
雖然是英文介面,但感覺頁面乾淨,也不難上手,且可以設定的功能可以說相當的多 (可傳附件),尤其它的排程開始及結束發信的時間,還可以設定每送了幾個人之後要停幾秒鐘,也可以讓收件人做訂閱或退訂的動作。可惜它一樣不能由 OUTLOOK 發信,且缺點是你必需先匯入所有的地址 (不能用剪貼的)。軟體授權費用為 69 美金,以後有類似需求我或許會考慮這個軟體。

Advanced Emailer v6.3
4. GMail 2
我對這個軟體相當感興趣,所以對這個軟體花了比較多的時間來研究。首先,這個軟體在軟體王網站上有 2.05 Beta2.32 版、而官方網站上有 2.32 和 2.4 版,很怪的是官方網站上 2.32版本的下在連結是錯誤的 (一樣是 2.4 版的連結,正確的 2.32 版下載網址應該是 http://www.kellysoftware.com/assets/programs/GMail2_2_32.exe),而更怪的是 2.4 版在安裝後是無法使用的,會出現錯誤訊息的畫面。所以只有 2.05 Beta 和 2.32 版是安裝後可以順利執行的版本。

執行最新的 2.4 版後,執行時就會出現錯誤

GMail2 v2.32 畫面,將純文字的EMAIL貼到中間就可以了,不需要事先匯入才能使用
這是一個相當小巧、精簡的軟體,安裝程式只有 1MB 多,安裝後也只有 2.4MB。雖然他仍是需要在軟體內編輯 EMAIL 內容,但因為他很簡單,所以郵件內容和名單可以直接貼進去使用,感覺使用起來很順手、簡單、方便,郵件中也提供兩組變數可以使用 (名字和 EMAIL)。軟體雖然是英文的,但中文編碼文件對他來說都不會有問題 (在設定頁面中還可以設定郵件的編碼),收件人端那邊都可以正常顯示中文。

GMail2 分批發送頁面,可設定每隔幾封信隔幾秒鐘送信
試用版有很多的限制,比方最多一次最多只可以寄給20個人、無法匯入郵件內容、無法附件檔案等,不過軟體授權費用也僅有 19.95 美金,使用方式和授權金額都滿平易近人的,以後有類似需求我或許會考慮優先使用這個軟體。

不過試用時發現一個問題,GMail2 似乎不能夠使用 GMAIL 以 SMTP 的方式發信 (會顯示 Connecting,然後整個程式就會沒有回應,連圖都沒法截給大家看),和該軟體的名稱相較起來,出這樣的問題有點諷刺。不過該軟體的最後版本 v2.4 的更新日期為 2006 年、v2.32 則是在2005年,這樣的問題不知是否跟太久沒更新有無關係。不過有關無法使用 GOOGLE GMAIL 發信的問題,我已經於官網上留言詢問該作者了,希望能儘快地得到答覆。

5. Auto Outlook Email
經過試用發現大部分的軟體都只是另外一個 EMAIL 撰寫和發信軟體,你還是必須在該軟體內編輯 EMAIL 內容,並且需要在通訊錄完整的匯入到該軟體內、並建立 SMTP 等資料,才有可能可以正常的發信。不過我卻發現 Auto Outlook 很特別的軟體,滿符合我們的需求。

Auto Outlook 主要是以 OUTLOOK 編輯 EMAIL 內容並儲存到草稿匣內 (我使用的是 OUTLOOK 2003),然後再將 EMAIL 名單剪貼入 Auto Outlook Email 欄位中 (優點),執行後就可以將儲存的郵件變成寄給單一收件者的 EMAIL 並儲存在計件匣中,然後再透過套件中的另外一支程式 "AutoSend" 軟體定時,來慢慢的將郵件一一送出,所以它不需要在該軟體內編輯 EMAIL 內容 (大優點),整體效果有點類似 MS OFFICE 的合併列印,優點是他的操作更簡單、且可以有附件檔案 (MS OFFICE 合併列印不能有附件檔案)。

Auto Outlook Email 啟動畫面,今天測試到最一天了。
經過幾天的詳細測試,發現了幾個缺點:
  1. 當遇到特殊字元時,經過 Auto Outlook Email 所新增到寄件匣的郵件的變數文字就會變成問號。比方說有一個收件人名字叫做 "瀞惠" 時,就會變成 "?惠"。這時只能手動進入寄件匣內慢慢地找出該信件來修改錯誤的文字。我也詢問過該公司這個軟體是否有針對此問題有解決方案,得到的答覆是 "本軟體對特殊字元的處理有些問題,要用戶手動去修改!"。
  2. 當郵件寄出時,假設郵件量很大時,整體的送信時間就會拖得很長 (主要是為了避免被誤認為廣告信),寄件時間有可能長達數小時,這時 OUTLOOK 就會保持在寄信中的狀態,所以寄信期間完全無法收信,這對辦公人員來說影響不小。
  3. 郵件成功寄出後,寄件匣內就會遺留大量的寄件備份,使得寄件備份匣變得很難管理。
整體來說,個人認為這樣的軟體功能上來說還算符合我的需求,但整體來說該軟體並不成熟,在這種前提下,一台電腦的授權費要賣到 6000 元台幣 (含兩小時教育訓練,可安裝於公司和家中各一台電腦裡-只是這軟體幹嘛在家裡的電腦上安裝,白白浪費自己的電費、頻寬和時間),而第二台以上 5000 元台幣來說,說實在不便宜,個人也認為 "授權費用" 是這個軟體的最大缺點。

小結

以上幾個軟體,我一開始最感興趣的就是 Auto Outlook,因為只有他能和 OUTLOOK 整合在一起,且在看它的使用說明時,對它可以說是充滿了興趣和信心,不過實際使用後卻發現了它的一些缺陷,對整體的影響不算小,且售價算是高昂,是其他能達到類似功能 (但無法與 OUTLOOK整合) 軟體的十倍價錢。雖然他是與 OUTLOOK整合,但其實從頭到尾算起來步驟也滿多的:
  1. 選擇已經編輯好的OUTLOOK草稿
  2. 貼上 EMAIL 名單 (先以 EXCEL 整理好)
  3. 關閉 Auto Outlook
  4. 回到計件匣修改有問題的特殊字
  5. 開啟 Auto Sent
  6. 確定無誤後寄出
  7. 等著信慢慢地送出去,期間 OUTLOOK 無法收信
  8. 回寄件備份刪信 (當然也可以不刪,但寄件備份就會變得很龐大、很亂)
我另外比較有興趣的是 GMail2,比較大的缺點是它無法讓我使用 Google Gmail 的 SMTP 發信。但如果忽略這個問題的話,它的操作步驟其實比 Auto Outlook 還少很多的。以下是 GMail2 的操作步驟:
  1. 貼上 EMAIL 名單 (先以 EXCEL 整理好)
  2. 貼上 EMAIL 內容,必要的話瀏覽需要附件的檔案
  3. 設定好分批的時間後,確定無誤寄出
  4. 假設寄信速度設定的和 Auto Outlook 一樣需要一個小時的話,這個小時期間 OUTLOOK 都還可以正常收信寄信
[2011年09月15更新]
昨日以 EMAIL 與 GMail2 的作者、同時也就是 Kelly Software 聯繫。有關無法使用 Google Gmail SMTP 的問題,他表示如果使用最新版本 (v2.4) 內的 pop before smtp 功能的話,應該就可以了。但問題是,我的電腦沒法跑 v2.4,並將畫面與 debug 資訊寄給 Kelly,以下則是 Kelly 的回答:
Sorry, I can't help much. You're having an OLE system error. Serious error. You might want to run system updates to make sure your system is complete, etc.
看來 Kelly 認為是我電腦的問題,不過我已經試過幾台都是有在更新的電腦 (一樣是XP) 結果還是一樣無法執行 GMail2,不知道問題出在那邊?不知道是否跟不同語言版本的 XP 有關,晚點在 WIN7 上試看看。

[2013年06月10更新]
時間真的過得很快,一下子就過了近兩年的時間,今天才測試了在 XP + OFFICE 2010 和 WIN 7 (64 bit) + OFFICE 2010 上面測試這套 GMAIL2,原本還抱著一絲希望 WIN 7 可以使用 GMAIL2,無奈還是顯示一樣的錯誤訊息...

[2013年08月29更新]
因為最近的 OUTLOOK 2010很慢,且經常沒有回應導致 OUTLOOK 重開,所以上網搜尋相關解決方案時,意外查到一篇部落格文章 "如何在Excel中自動寄送Email並夾帶檔案",仔細一看,好像可以成為我的解決方案。

該篇文章主要是說明利用 EXCEL 2003 的 VBA (Visual Basic for Application) 程式碼,對 EXCEL 工作表進行客製化。只要在 EXCEL 中貼入想發信的內容和 EMAIL 地址,以及想要附件的檔案的絕對路徑,就可以大量發信,而且是免費的。

從該網誌架設的論壇中可以下載到不同版本的EXCEL檔案,其中 autosendmail_gmail.xls 以及 autosendmail_adv.xls 是我下載並測試過的檔案。經過我實測 (以 GOOGLE GMAIL 寄出至 GMAIL 及 HOTMAIL),在 EXCEL 2010 中只要開啟巨集功能 (選項->信任中心->信任中心設定->啟用所有巨集+信任存取VBA),一樣可以正常使用,而且信件似乎不容易被誤認為廣告信。

而且與 WORD 合併列印至郵件比起來,不僅可以解決 WORD 和並列印至 EMAIL 無法有附件的問題了(在沒有要寫個別化的文字內容的前提下),而且還可以設定發信的間隔秒數。

以下我簡短列出它的優缺點:

優點
  • 免費
  • 除了 HINET 或自家公司 SMTP 可以用之外,即便是 GMAIL 也可以發信出去。
  • 可以直接用複製貼上的方式來輸入EMAIL名單 (不需要事前匯入和建檔 EMAIL LIST)。
  • 可以郵寄至多五個附件。
  • 文字內容可以選擇TXT或HTML,文字編碼也可以選擇。
  • 就我的經驗來說,它應該可以讓我以最快的速度寄出我想要發出的信件。
  • 不過在 OUTLOOK 內累積大量的寄件備份,拖慢 OUTLOOK 的速度,也不影響OUTLOOK 本身的的收發信功能。
缺點
  • 須將巨集功能打開,增加中毒的風險。
  • 因為它其實還是 EXCEL,而內文就是一個欄位,所以欄位有文字上的限制,至多只能31504個字元,以中文字來說可能只能最多 1.5 萬字。其實就以字數來說雖然夠用,但如果今天要發的是 HTML 格式的內容的話,眾多的半形程式碼再加上全形中文字,其實滿容易就會超過了。
  • 寄信時,將無法使用其他任何的 EXCEL 表格視窗畫面。比方說如果您開啟了兩個EXCEL檔案寄信期間將內無法使用和觀看任何其他 EXCEL 檔案。針對這個問題我已經請教過作者,他也將會在新版本中加入暫停的功能。而且寄信速度稍慢,雖然有時間調整,但以GMAIL版本來說,其實最快也要每12秒才能寄出一封信,如果自行調整間隔比方說2秒好了,就會變成12+2秒後才寄出下一封信,所以寄信速度是稍微了一些,以我經常寄1000封信,如果每封信使用12秒的話,1000 封信就要用掉 200 分鐘 (3.3小時),好處應該比較不會被當成廣告信,但比較大的問題是3.3小時內將會無法使用 EXCEL 這個應用程式了。
  • OUTLOOK 內不會留有寄件備份,不過這個問題其實好解決,在郵寄名單中多寄給自己一份就可以了。
[2013年09月09更新]
上週使用 autosendmail_gmail.xls 大量發信出去 (以 TXT 純文字傳送,編碼為 UTF-8),意外地有許多人反映收到的信變成亂碼。我還在整理和統計為什麼有不少人顯示亂碼,但有的又是正常的。基於希望提高收信人的信件正確性,只好也停用 EXCEL + VBA 的方式發信。目前還找不到完美的軟體透過 GMAIL 大量發信。

16 則留言:

  1. 感謝Yiwei詳盡的解說,我剛好也有類似的需求,拜讀完之後節省非常多的時間去SURVEY,感激不盡!目前WIN7安裝GMAIL2 2.4版本依舊有問題,232版正常可使用,也讓你知道一下。JIM KAO

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    1. 您好,的確2.32版是可以用的,不過如同我文章內提到的,我主要想要的是要以Google Gmail發信,而2.32可以用一般、或是公司的SMTP發信,但就是不能用Google Gmail的SMTP發信!

      另外一個問題是GMAIL2作者的態度,我前前後後大約十多封EMAIL與他聯繫,告訴他我很差不多全台灣的人都不能使用2.4版,他卻偏偏要說是我自己的問題。我也表明如果我可以使用2.4版的,我是願意付授權費,並非只是免費使用、來找碴的USER,不過對方還是不太願意處理這個問題。

      我也上到IT幫幫忙上面提問,結果答非所問的人居多~~~所以目前這個問題我到最後還是沒有解決。

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    2. 最近, 我們公司有開發一套專門針對 GOOGLE GMAIL 來發信的系統, 應可以符合你們的需求. 下個月應會發布測試版, 屆時你再用 GOOGLE 找這軟體

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    3. 我很需要,太感謝了!

      屆時也還請告知軟體名稱喔。

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    4. 如果可以的話,還請儘快地告訴我,因為我實在已經忍無可忍拉~~~

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  2. 目前有新的模擬人工發信軟體,

    是可以完全避免掉您這問題,我買的是企業版

    www.ecity.com.tw

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    1. 感謝您建議。

      在之前的文章中我有提到過,基本上我希望發信軟體可以和微軟的 OFFICE OUTLOOK 結合在一起,而該軟體也等於是得透過另外的軟體發信,所以並不會是我考慮使用的軟體。但是因為該公司網頁有提供免費測試版本,所以我認真的測試了一下該公司的 "EC電子商務系統",有幾點疑問:

      1.使用者必須是 HINET 用戶,因為該軟體會自動地透過不同的 HINET SMTP 發信,並沒有更改 SMTP 的功能,所以非HINET用戶將無法使用。

      2.個人懷疑這樣的發信方式會有多少機率信件會直接進到垃圾桶內(或是被標記為廣告信),但是因為我不是HINET用戶所以也無法測試。

      3.授權費用偏高了些。該軟體半年的授權費用為4590元、終身授權16800元,但這和之前提到過還不錯的Advanced Emailer的比起來,Advanced Emailer授權費用只要兩千多元,而且Advanced Emailer還多了訂閱、排程、功能、多重SMTP、多重執行、插入變數等非常實用的功能,將較之下"EC電子商務系統"的授權費用就顯得昂貴了不少。

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  3. 我的前公司用的是 Max Bulkmailer , 給您參考。
    http://www.maxprog.com/site/index_us.php

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    1. 感謝您的建議,Max Bulkmailer我試了一下,也是個不錯的軟體,不過和眾多的EMAIL軟體一樣,他都是需要將EMAIL名單整個建進去的軟體(這類的軟體其實非常多),和我的需求不太一樣,我是比較希望能夠快速地以複製貼上的方式寄出大量信件,因為平時客戶名單的管理都是EXCEL在處理,如果還要再多建置一套在EMAIL軟體裡的話,不僅麻煩且會有不同步的問題。比方說,某甲告知要更新EMAIL地址,你除了改EXCEL的資料外,還要另外進到EMAIL軟體裡再去修改一次。

      但還是感謝您的建議,讓我和大家有另外一個參考的項目。

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  4. 很開心看到您的文章提供的整理資訊,不管是對使用者或開發者應該都很有幫肋,
    至少就提供了我更多的思考方向,下面是我設計的軟體版本,
    一些原本有考慮增加的功能後來沒增加就是因為怕都是自已的個人想法而不實際,
    現在看來某些想法還是有它存在的意義…
    http://kapa17up.blogspot.tw/2012/04/kapa-mail-101.html?m=1
    慢慢再把計畫的功能再補足,也提供您另個參考資訊。

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    1. 感謝您的提供,不過因為最近因為工作忙碌比較沒有時間測試,等找時間測試後再告訴您結果。

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  5. 請教您,目前還是使用excel的方法在發送信件嗎?

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    1. EXCEL我用一兩次就沒用了,如同我上面提到的,太多人反映會變成亂碼,我也只能改回原本的方式,用OUTLOOK寄信 (只能一次寄95個地址,然後分好幾次用寄出)。

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  6. 我是自已寫了一個發廣告信軟體for windows,且可用gmail,可設每封發信間隔時間,顯示每封信發出成功或失敗及發信進度

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    1. KK您好,軟體能夠提供嗎?付費也沒關係,但是前提是要能試用,且覺得是適合的軟體才可以。

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  7. eToro is the #1 forex trading platform for novice and advanced traders.

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