2010-05-14

好文章:就是愛效率! by EMBA雜誌

美國范海倫樂團(Van Halen)在八○年代當紅時,巡迴演唱會的合約中,有一條令人不解的規定:後台一定要放一碗M&M’s彩色巧克力,而且其中不能有咖啡色的。那時候范海倫每年進行幾十場表演,出團時整整有九大卡車的設備,佈置細節複雜。范海倫的合約厚厚一本有如電話簿,在密密麻麻的文字中,埋著第一二六條關於巧克力的規定。

范海倫每到一個演唱會現場,第一件事就是走到後台去看那碗巧克力。如果沒有巧克力,或者碗中有咖啡色的巧克力,表示合作對方沒有仔細看過合約,樂團會立刻要求自己的工作人員,重新檢視場地細節,以防表演出錯。這條看似無厘頭的規定,其實是范海倫檢視場地的有效方法。樂團不可能每場演唱會親自監督每個細節,因此需要一個立即評估合作對方是否重視細節的機制,讓問題在發生前就凸顯出來。

同樣地,大多數主管也沒時間精力,一一檢視公司的各個細節,需要摸索出一套適用於自己、有效率的做法。曾經多次成功創業的企業家瑞安(Kevin Ryan),在接受公司雜誌(Inc.)訪問時表示:「擁有生產力的最好方法,就是擁有絕佳的工作團隊。」因此,他每天幾乎都花一小時親自主持面試。有一次,公司的人力資源部門因為找齊了電腦工程師,因此把廣告從公司網站上拿掉。瑞安很不諒解。他認為,對一家網路公司而言,好的電腦工程師永遠不嫌多,徵才廣告應該一直放著。

在工作中,他會接觸到公司的一級主管,但是未必能接觸往下一、二級,或者有潛力的新星。瑞安有一本小筆記,裡面寫了四十個這種類型的員工。每星期,他會看一次小筆記,確定跟每個人都有接觸。如果沒有,他會寄一封簡短的電子郵件問好,讓人才知道,公司有在注意他們。這些事情好像多花了瑞安的時間,但是最後結算起來,其實是幫他節省了時間,因為他能很放心地授權,所以一年可以出國渡假兩個月。

知名的梅爾(Danny Meyer)大廚在紐約總共開了十三家餐廳,善用資深助理,是他提高工作效率的一個秘方。每天下班前,梅爾的助理會寄給他一封電子郵件。郵件分成四大部份:第一,明天的行程;第二,今天所有需要問他的問題,如此一來,才不用一直打斷他,這部份他會立刻回覆給助理;第三,他不需採取行動,但是應該知道的資訊;第四,沒有時間緊迫性的提醒,例如答應幫朋友的新書寫推薦文

來源:EMBA雜誌第284期(2010年4月出版)
本文網址:http://www.emba.com.tw/ShowArticleCon.asp?artid=7776

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